Un personale in comunicazione

Lo sviluppo delle comunicazioni interne è uno degli impegni dell’Amministrazione del Comune di Roma. Allo stato attuale esistono numerosi  strumenti di comunicazione rivolti al personale. Molti di essi hanno vita autonoma e il loro coordinamento non é monitorato.

 

Ciascuno strumento ha i suoi valori di comunicazione da rispettare e valorizzare. L’importante è la possibilità, da parte dei dipendenti, di utilizzare lo strumento o gli strumenti più congeniali. Il rafforzamento dell’azione di coordinamento e integrazione, porterà sicuramente ad uno sviluppo delle opportunità di comunicazione interna.

Negli anni sono state realizzati numerosi strumenti di interazione con il personale che possono così essere analizzati:

 

  • Pagine web del sito istituzionale
    • Negli ultimi anni c’é stato un notevole sviluppo delle pagine web gestite dal Dipartimento I, sul sito istituzionale del Comune di Roma. Resta però l’ambiguità della coabitazione di temi di rilevanza interna all’Amministrazione su pagine web viste anche dall’esterno dell’Amministrazione.

  • Accessibilità a internet e alla gestione delle email
    • Fino alla data attuale sono stati autorizzati all’acceso ad internet e alla gestione di un indirizzo email circa 13.000 dipendenti. Questo dato molto corposo è significativo. Probabilmente non è estendile al resto del personale per ragioni strutturali: sedi distaccate, scarse attrezzature informatiche, scarse linee di comunicazione, scarsa formazione, ecc. ecc.
    • Queste capacità di accesso alla rete potrebbero essere convogliate in gruppi di discussione come blog e forum, permettendo la condivisione delle esperienze.

  • Portale MarcoAurelio
    • Strumento di formazione a distanza, che resta il suo principale obiettivo, ha esteso le sue competenze. Realizzando elementi di condivisione delle conoscenze attraverso l’uso delle rete e costruendo comunità di dipendenti omogenei sui temi dello sviluppo degli strumenti di gestione della stessa. L’accessibilità è garantita da qualsiasi postazione collegata ad internet.

  • Servizio di Accoglienza dei Cittadini (Sac)
    • Strumento di comunicazione per la condivisione delle informazioni sulla localizzazione del personale del Comune di Roma. Originariamente realizzato come supporto al call center 060606, è diventato di uso comune tra i dipendenti che lo conoscono. L’accessibilità è garantita da qualsiasi postazione collegata alla rete del Comune di Roma, ma non dall’esterno.

  • Sistema Informativo Gestione Personale (Sigper)
    • Strumento di comunicazione per la condivisione delle informazioni individuali del personale del Comune di Roma. Viene utilizzato dal personale per la visualizzazione di ferie, permessi, orari, buoni pasto, ecc. ecc. disponibili. L’accessibilità è garantita da qualsiasi postazione collegata alla rete del Comune di Roma, ma non dall’esterno. Il funzionamento non sempre garantito, vista l’instabilità della piattaforma

  • Sistema Gestione Personale (Sesan)
    • Strumento di comunicazione per la condivisione delle informazioni sul personale del Comune di Roma. L’utilizzo è riservato agli uffici personale delle macrostrutture. L’accessibilità è garantita da qualsiasi postazione collegata alla rete del Comune di Roma presente negli uffici personale, ma non dall’esterno.

  • Rivista “InComune”
    • Testata giornalistica distribuita periodicamente tramite posta. I destinatari sono tutti, salvo errori e omissioni, i  dipendenti del Comune raggiunti nelle proprie abitazioni. Il costo di distribuzione è alto e la sua incidenza potrebbe essere ridotta con l’intervento di uno o più sponsor. Gli articoli pubblicati hanno risentito dei problemi legati alla distribuzione e soffrono per i ritardi nella distribuzione della pubblicazione.

  • Rete intranet (Inweb)
    • Strumento informatico di condivisione di informazioni di servizio. Ha una struttura complessa e spesso molto completa. Risente della mancanza di coordinamento interno e con gli altri settori della Amministrazione.

  • Giornali locali
    • Esistono numerose esperienze di pubblicazioni cartacee o via web a cura di gruppi di dipendenti, dislocati in varie strutture dell’Amministrazione. Spesso hanno scarsissime risorse, ma sono più disponibili ad ospitare interventi non rituali di singoli dipendenti.

  • Retecivica
    • La struttura di pubblicazione via web non inserita nel portale del Comune ha avuto vicende alterne. Concepita per ospitare realtà sociali principalmente esterne all’Amministrazione, potrebbe avere un ruolo per la distribuzione di informazioni non ufficiali. Da valutate l’esperienza di alcuni sindacati di categoria con il proprio spazio autogestito.

 

 

 

 Da una prima analisi risultano necessari altri strumenti:

 

  • Pubblicazione delle regole del personale
    • Una fonte di informazione controllata sui diritti e i doveri dei dipendenti, potrebbe essere di grande aiuto. Un elemento su cui articolare questo strumento potrebbe essere una sorta di FAQ (domande frequenti) che una volta pubblicate on line diventerebbero un comodo vademecum sulle esperienze più comuni.

  • Urp del personale
    • Negli anni i tentativi di organizzare un Urp del personale non hanno portato risultati. Probabilmente non è stato possibile realizzare tale struttura mutuandola dalle esperienze degli Urp municipali o dipartimentali. L’informatica ci permette ora di ipotizzare tale struttura realizzata su un sito web accessibile da tutti i dipendenti. Fornendo gli stessi strumenti di mediazione e di risoluzione o attenuazione dei conflitti, realizzati negli Urp delle macrostrutture.

  • Blog
    • Mutuando esperienze ormai diffusissime nel panorama della informazione, si possono ipotizzare degli spazi sul web aperti alla partecipazione e alla promozione dei singoli dipendenti. Resta da definire il modo di evitare un uso improprio di tale strumento.

  • Forum
    • In questo caso valgono le considerazioni del punto precedete ma con anche la necessità di individuare dei moderatori per gestire la discussione.

  • Bacheche sindacali on line
    • Dare voce ai dipendenti significa anche permettere la gestione sul sito istituzionale di spazi autogestiti dei sindacati rappresentativi dei lavoratori comunali. Restano da definire alcuni aspetti giuridico-istituzionali di tali spazi.

 

 

 Obiettivi:

    1. Costituzione di un gruppo di lavoro misto sotto il coordinamento del Dipartimento I e con la presenza di tutti gli attori interessati. Tale gruppo avrà come obiettivo il rafforzamento del coordinamento e dell’integrazione tra i vari strumenti di comunicazione.

    1. Sviluppo dell’interattività per gruppi omogenei di dipendenti. Il loro raggruppamento può avvenire per professionalità, per territorio o per esperienze comuni.

    1. Urp Telematico del personale a disposizione di tutti i dipendenti da organizzare sul sito istituzionale.

 

    1. Temi di rilevanza particolare da evidenziare in tutti gli strumenti
      • sicurezza sul lavoro
      • pari opportunità
      • privacy